通常総会の招集通知

より多くの熟慮期間を設けたり、委任状・議決権行使書の返送日数を考慮して、2週間に伸張されています。

「掲示」は費用が掛かりませんが、出席者増加や議決権の代理行使・書面行使の促進を期待できません。招集通知書の発送は必ず行いましょう。

発送と併せて、掲示は必ず行いましょう。同居人・賃借人などの占有者が総会上の意見陳述権を有する場合があり、この場合は組合員への通知後に遅滞なく「日時・場所・議題」を掲示する義務があります（法44I）。

掲示を忘れて意見陳述の機会を奪った場合は、決議の効力を占有者に主張できない事態もありえます（ただし、これが原因で決議が無効となることはないと解されています）。

「議案の要領」とは、事前に賛否の検討ができる程度に議題の具体的内容を明らかにしたものをいいます。

普通決議事項のように議案の要領を記載する義務がない場合であっても、欠席予定者の議決権の代理行使・書面行使を促すために、明記することが望ましい対応といえます（標指コメ1I三）。

招集通知に収支決算書・収支予算書を同封するのは、99%以上の管理組合で実施されています（H17維持管理状況調査）。

規約により、代理人の受任資格を限定することもできます。

上記の場合、組合員の立場から利害関係が一致すると考えられる者に限定することが望ましい対応となります（標規コメ46IV）。また、代理人欠格事由として、暴力団員などを定めておくことも考えられます（同）。

いわゆる「白紙委任（代理人の記載がない場合は議長などに一任の旨）」は、次のような問題があります。

• 委任者の意思と逆のことが決められてしまうことがある
• 総会が形骸化し、自浄作用が働かず、不正を見逃すおそれがある

マンション標準管理規約コメントでは「白紙委任は無効」とし、「議決権行使書による賛否の記載を要する」旨を委任状に記載するよう促します。しかし、これでは大量の死票が発生し、決議できない危険もあります。

現実的な解決策としては、白紙委任を定める場合でも、それを最終手段と考え、総会当日までに白紙委任状を提出した組合員に意思確認および補正を徹底して求めること、が良いと思われます。