通常総会当日の流れ
イントロダクション
事前確認
出席通知書・委任状・議決権行使書の確認
マンション管理組合の理事会では、総会当日までに、出席通知書・委任状・議決権行使書の誤字・脱字・押印漏れ・代理人の受任資格・その他不正箇所がないか確認し、必要があれば組合員に連絡し、適宜補正してもらいます。
総会当日までに補正できない場合は、民法・区分所有法などの法令解釈・判例・慣習などに基づいて内容を判断します。
決議要件の確認
上記の出席通知書などの確認と併せて、総会の決議要件を満たすか確認し、足りない場合は組合員に出席や委任状・議決権行使書の提出を促します。
議決権行使書の賛否を集計しておけば、当日の事務負担が減少します。
総会当日
総会当日は、次の流れで議事が進行していきます。
- 出席者（組合員・代理人）の本人確認・資料配布
- 議長選出・開会宣言
- 理事長が議長となって、開会を宣します。
- 定足数・議決権数確認
- 総会が有効に成立するのか確認します。
- 議事録署名者選出
- 総会後に作成する総会議事録への署名押印者2名につき、議長が出席組合員から指名します。
- 議題・議案の要領の説明・質疑応答
- 担当理事などが議題等を説明、その後質疑応答をします。
- 占有者に意見陳述権がある場合、陳述させます。
- 組合員・占有者に弁明の機会を付与する必要がある場合、弁明させます。
- 議案の採決（5.～6.繰り返し）
- 規約の設定・変更・廃止が一部の組合員の権利に特別の影響がある場合、その承諾が必要ですので注意しましょう。
- 閉会宣言
- 議長が閉会を宣します。
総会議事録には、議事の経過の要領およびその結果として、上記の1.～7.を記載します。
役員の中から担当者を決めるなどして、当日の議事の経過の要領・結果をメモしておく必要があります。
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