通常総会開催後の広報

イントロダクション

総会議事録の作成・保管・閲覧対応

総会議事録の作成義務・保管義務・閲覧請求対応義務に関する説明

積極的な広報手段

総会議事録の戸別配布に関する説明

総会議事録の作成・保管・閲覧請求対応

理事長は、総会議事録の作成・保管・閲覧請求に対応する義務があります。

総会議事録の作成・保管・閲覧請求対応義務に違反した場合、20万円以下の過料に処されます法71一~三

総会議事録の作成義務

総会議事録には、議事の経過の要領・結果(下記1.~7.)を記載し、議事録署名者(総会上指名された出席組合員2名)・理事長が署名押印します。

  1. 出席者(組合員・代理人)の本人確認・資料配布
  2. 議長選出・開会宣言
  3. 定足数・議決権数確認
  4. 議事録署名者選出
  5. 議題・議案の要領の説明・質疑応答
  6. 議案の採決(5.~6.繰り返し)
  7. 閉会宣言

役員の中から担当者を決めるなどして、当日の議事の経過の要領・結果をメモしておく必要があります。

総会議事録の保管義務

作成された総会議事録は理事長が保管し、議事録保管場所について所定箇所に掲示して公開する必要があります。

総会議事録の閲覧請求対応義務

理事長は、組合員または利害関係人から請求があったときは、議事録を閲覧させなければいけません。なお、理事長は、閲覧について相当の日時・場所を指定できます。

「利害関係人」とは、「法律上の」利害関係がある者です。具体的には、敷地・専有部分に対する担保権者、差押え債権者、賃借人、組合員からの媒介依頼を受けた宅地建物取引主任者などのことです標規コメ49I

単に「事実上の」利益・不利益を受ける者、親族関係にあるだけの者は、利害関係人ではありません

積極的な広報手段

総会決定事項の実施・遵守に関する無用のトラブルを避け、欠席者や占有者などにもその内容を知らせる必要があるため、総会議事録を戸別に配布することが推奨されています標指コメ1I七

総会後に何らかの広報を実施している管理組合は98.4%あり、その広報手段は次のとおりですH17維持管理状況調査

  • 議事録の戸別配布…83.3%
  • 所定箇所への掲示…21.0%
  • 広報誌掲載・配布…6.6%
  • 広報誌掲載・掲示…3.9%

なお、広報誌を定期発行する管理組合は17%あります。

通常総会開催後の広報通常総会開催後の
広報

総会議事録の作成・保管・
閲覧提供義務があり、
その戸別配布が推奨されます

林司法書士事務所ロゴマークあなたの笑顔のために


林司法書士事務所外観